Apa itu ERP? Apa fungsinya?
Bisnis
terimakasih.eu.org - Apa itu ERP? Apa fungsinya? ERP adalah singkatan dari "Enterprise Resource Planning" dan mengacu pada jenis perangkat lunak atau sistem yang digunakan oleh bisnis untuk merencanakan dan mengelola aktivitas sehari-hari seperti rantai pasokan, manufaktur, layanan, keuangan, dan proses lainnya. Perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan dapat digunakan untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan aktivitas individu di seluruh bisnis atau organisasi, seperti akuntansi dan pengadaan, manajemen proyek, manajemen hubungan pelanggan, manajemen risiko, kepatuhan, dan operasi rantai pasokan.
 |
| Gambar oleh: sampoernauniversity.ac.id |
Apa itu Sistem ERP?
Aplikasi ERP individual dapat menawarkan perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), sementara rangkaian aplikasi ERP yang lengkap membentuk sistem ERP yang dapat digunakan untuk berkomunikasi secara efektif dan menyatukan berbagai proses bisnis. Sistem ERP memungkinkan aliran data antar aplikasi individual, biasanya melalui database umum baik di lokasi/on-premise atau di cloud. ERP menghubungkan setiap aspek perusahaan.Sistem perangkat lunak ERP memungkinkan kinerja dan manajemen proyek yang lebih baik yang membantu merencanakan, menganggarkan, memprediksi, dan melaporkan secara akurat kesehatan dan proses keuangan organisasi. Sistem ERP menjadi penting bagi bisnis kecil, menengah, dan besar di banyak industri.
Sejarah ERP (Perencanaan Sumber Daya Perusahaan)
Istilah ERP pertama kali digunakan pada tahun 1990an oleh Gartner Group, namun perangkat lunak dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan telah digunakan dalam industri manufaktur selama lebih dari 100 tahun dan terus berkembang seiring dengan perubahan dan pertumbuhan kebutuhan industri.Riwayat ERP:
- 1913: Seorang insinyur bernama Ford Whitman Harris mengembangkan model Economic Order Quantity (EOQ), sebuah sistem manufaktur berbasis kertas untuk penjadwalan produksi.
- 1964: Pembuat perkakas Black and Decker mengadopsi solusi Perencanaan Kebutuhan Material (MRP) pertama yang menggabungkan EOQ dengan komputer mainframe.
- 1970an-1980an: Teknologi komputer berkembang dan perangkat lunak konsep menangani aktivitas bisnis di luar manufaktur, termasuk keuangan, data sumber daya manusia, dan manajemen hubungan pelanggan (CRM).
- 1983: MRP II dikembangkan dan menampilkan modul dan komponen manufaktur inti yang terintegrasi, serta tugas manufaktur yang terintegrasi ke dalam sistem data bersama yang umum.
- 1990an-2000an: Gartner Group menggunakan istilah ERP untuk membedakannya dari sistem MRP saja. Sistem ERP diperluas untuk mencakup intelijen bisnis sambil menangani fungsi-fungsi lain seperti otomasi tenaga penjualan (SFA), otomasi pemasaran, dan eCommerce.
- 2000-2005: Solusi perangkat lunak ERP berbasis cloud hadir ketika pembuat perangkat lunak ERP menciptakan produk Internet Enabled, yang memberikan alternatif terhadap model server klien lokal tradisional.
- Saat ini: Software-as-a-Service (SaaS) dan Anything-as-a-Service (XaaS) menawarkan model pengiriman baru untuk ERP. Akses jarak jauh berbasis web untuk solusi cloud ERP memberikan solusi seluler, keamanan, dan integrasi dengan industri yang terus berubah dan teknologi pintar, termasuk integrasi dengan Internet of Things (IoT), Internet of Everything (IoE), dan bahkan media sosial untuk menyediakan layanan yang komprehensif solusi untuk setiap industri
Bagaimana Cara Kerja Sistem ERP?
Tujuan utama sistem ERP adalah untuk meningkatkan efisiensi organisasi dengan mengelola dan meningkatkan penggunaan sumber daya perusahaan.Meningkatkan dan/atau mengurangi jumlah sumber daya yang diperlukan tanpa mengorbankan kualitas dan kinerja adalah kunci untuk meningkatkan pertumbuhan dan profitabilitas bisnis secara efektif.
Sistem ERP biasanya mencakup semua aspek operasi bisnis dan umumnya menyediakan:
- Sebuah sistem yang terintegrasi
- Basis data umum
- Operasi waktu nyata
- Dukungan untuk semua aplikasi/komponen
- Antarmuka pengguna umum di seluruh aplikasi/komponen
- Penerapan di lokasi, dihosting di cloud, atau SaaS
Data yang dikumpulkan membuat pencarian dan pelaporan data menjadi lebih cepat dan memberikan gambaran lengkap tentang kinerja bisnis dengan wawasan lengkap tentang bagaimana sumber daya dibelanjakan.
ERP menyinkronkan pelaporan dan otomatisasi dengan mengurangi kebutuhan untuk memelihara database dan spreadsheet terpisah yang harus digabungkan secara manual untuk menghasilkan laporan.
Gabungan pengumpulan dan pelaporan data ini menawarkan wawasan berharga, seperti cara memangkas biaya dan menyederhanakan proses, serta memberikan informasi untuk membuat keputusan bisnis secara real-time.
Jenis Sistem ERP & Opsi Penerapan Perangkat Lunak ERP
Perangkat lunak Perencanaan Sumber Daya Perusahaan dianggap sebagai jenis aplikasi perusahaan, yang mengacu pada perangkat lunak yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan perangkat lunak suatu organisasi dan meningkatkan kinerja bisnis.Ada banyak sistem ERP berbeda yang tersedia saat ini yang sangat bervariasi tergantung pada ukuran, fungsi, dan kebutuhan suatu organisasi. Jenis sistem ERP umumnya mengacu pada opsi penerapan dan mencakup cloud ERP, on-premise ERP, dan hybrid ERP (beberapa sistem di cloud dan beberapa on-premise).
Setiap sistem solusi ERP sering kali disesuaikan untuk mendukung berbagai aspek bisnis, memenuhi kebutuhan bisnis organisasi, dan memiliki metode penerapan yang berbeda.
Apa itu ERP Bisnis Besar vs. ERP Bisnis Kecil
Di masa lalu, ERP bisnis besar ditujukan kepada organisasi-organisasi besar yang sering menerapkan solusi ERP onsite/on-premise dan memiliki banyak sumber daya untuk didedikasikan pada TI dan dukungan lainnya untuk menganalisis, menyesuaikan, meningkatkan, dan menerapkan solusi perangkat lunak mereka.Ungkapan ERP Bisnis Kecil atau ERP UKM (usaha kecil dan menengah) biasanya mengacu pada sistem perangkat lunak ERP dengan aplikasi manajemen bisnis yang biasanya dibuat untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis kecil hingga menengah.
Saat ini, ungkapan-ungkapan ini lebih jarang digunakan karena faktor pentingnya bukanlah ukuran perusahaan namun menentukan apakah sistem ERP secara efektif memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan masa depan, tidak peduli ukuran organisasinya.
Sangat penting bagi organisasi untuk mempertimbangkan dan memilih sistem ERP yang menghilangkan kebutuhan bisnis. kebutuhan akan penyesuaian yang mahal, beradaptasi dengan cepatnya perubahan bisnis, mengatasi teknologi masa depan, dan memenuhi persyaratan lain yang teridentifikasi.
Apa saja Jenis Penerapan ERP?
Ada tiga tipe utama sistem ERP yang berfungsi dengan opsi model penerapan berbeda. Jenis sistem ERP yang paling umum mencakup cloud ERP, on-premise ERP, dan hybrid ERP.- Perangkat lunak ERP On-Premise diimplementasikan di lokasi dan dipelihara di ruang kantor fisik dalam suatu organisasi, dihosting di komputer dan server milik perusahaan untuk kontrol penuh, dukungan, dan kepemilikan seluruh sistem setelah diterapkan.
- Perangkat lunak ERP berbasis cloud adalah solusi berbasis web, yang dikenal sebagai Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), di mana organisasi mengakses dan menyimpan data pada perangkat apa pun dengan koneksi internet, biasanya melalui pembelian langganan. Dukungan berkelanjutan, pembaruan, pelatihan, dan penyesuaian fleksibel yang didukung oleh penyedia perangkat lunak.
- Perangkat lunak ERP Hybrid mengacu pada implementasi gabungan solusi sistem ERP berbasis cloud dan on-premise. Kombinasi layanan hosting dan penerapan berbeda-beda menurut penyedia. Model ini dapat memberikan pengguna ERP fleksibilitas untuk bermigrasi antar model pengiriman, atau mengintegrasikan manfaat yang tidak tersedia dalam implementasi yang ada.
Industri Apa yang Dapat Mendapatkan Manfaat dari ERP?
Perangkat lunak ERP dapat digunakan di industri apa pun untuk membantu bisnis menjadi lebih efisien. Ini menyediakan alat komunikasi efektif yang dapat mengelola informasi antara departemen internal dan eksternal, membantu aktivitas sehari-hari untuk mengelola proyek, melacak kepatuhan terhadap pedoman, dan menangani seluk-beluk sehari-hari yang timbul dalam menjalankan bisnis.Karena akar dari perangkat lunak perencanaan perusahaan terkait erat dengan manufaktur, terdapat solusi ERP manufaktur tangguh yang melayani berbagai industri tertentu. Sistem perangkat lunak ERP sangat beragam dan merupakan bagian penting dari banyak industri, termasuk namun tidak terbatas pada:
- Manufaktur
- Mesin dan Komponen Industri
- Konstruksi dan Perbaikan Rumah
- Elektronika dan Teknologi
- Otomotif
- Dirgantara dan Pertahanan
- Perawatan Kesehatan, Farmasi dan Ilmu Hayati
- Agrobisnis, Pertanian dan Pertanian
- Makanan dan minuman
- Perawatan Kesehatan dan Perhotelan
- Pakaian, Barang Konsumsi dan Ritel
Apa itu Modul ERP?
Seiring waktu, sistem ERP telah berkembang untuk menyertakan dukungan untuk aplikasi lain dan modul ERP" yang mendukung fungsi bisnis sehari-hari. Dalam banyak sistem ERP, area fungsional umum ini dikelompokkan ke dalam modul ERP, termasuk namun tidak terbatas pada:- Akuntansi Keuangan
- Manajemen akunting
- Sumber daya manusia
- Manufaktur
- proses pemesanan
- Manajemen rantai persediaan
- Manajemen proyek
- Manajemen Hubungan Pelanggan (CRM)
- Layanan data
- Manajemen persediaan
- Manajemen Gudang
Tanda-Tanda Anda Membutuhkan Sistem ERP:
Mengidentifikasi proses yang rusak penting untuk pertumbuhan dan menemukan area perbaikan. Berikut adalah beberapa contoh peluang yang mungkin menandakan suatu proses tidak lagi mendukung pertumbuhan perusahaan:- Menggunakan/Sangat bergantung pada database/spreadsheet/program terpisah yang memerlukan proses manual untuk pengelolaan data dan sering kali tidak sinkron
- Informasi dan analisis sulit diakses dan/atau ketinggalan zaman
- Proses sehari-hari, seperti akuntansi berbasis kertas, pelaporan keuangan, dll., sulit atau memakan waktu terlalu lama.
- Pengalaman penjualan dan pelanggan terganggu karena data yang tidak akurat atau tidak lengkap dan menyebabkan buruknya reputasi keandalan dan layanan
- Proses TI yang tidak efisien/kompleks/rumit. Sistem saat ini memiliki skalabilitas yang buruk dan solusi sistem lama yang terfragmentasi.
- Waktu TI dihabiskan untuk memperbaiki/menambal sistem lama untuk mencoba dan mengikuti pertumbuhan
- Tidak mendukung teknologi baru dan canggih seperti IoT, kecerdasan buatan, dll.
Kapan Bisnis Anda Membutuhkan ERP?
Pengembangan bisnis sering kali berfokus pada tujuan yang sejalan dengan pertumbuhan jangka pendek dan jangka panjang perusahaan, serta menganalisis potensi tantangan bisnis.Melakukan analisis sistem dan proses secara berkala membantu mengidentifikasi kapan suatu bisnis mungkin perlu mengintegrasikan sistem ERP.
Solusi ERP harus dipertimbangkan ketika sistem dan proses bisnis yang ada adalah:
- Tidak lagi berfungsi atau berfungsi secara tidak efisien (throttling/bottlenecking)
- Tidak lagi mendukung pertumbuhan perusahaan
- Kurangnya persyaratan keamanan saat ini untuk memitigasi risiko
- Menggunakan/Mengandalkan database/spreadsheet/program terpisah yang memerlukan proses manual untuk pengelolaan data dan sering kali tidak sinkron
- Informasi dan analisis sulit diakses dan/atau ketinggalan zaman
- Proses sehari-hari sulit atau memakan waktu terlalu lama, seperti akuntansi berbasis kertas, pelaporan keuangan, dll.
- Pengalaman penjualan dan pelanggan terganggu karena data yang tidak akurat atau tidak lengkap dan menyebabkan buruknya reputasi keandalan dan layanan
- Proses TI yang tidak efisien/kompleks/rumit. Sistem saat ini memiliki skalabilitas yang buruk, solusi warisan sistem yang terfragmentasi.
- Waktu TI dihabiskan untuk memperbaiki/menambal sistem lama untuk mencoba dan mengikuti pertumbuhan
- Tidak mendukung teknologi baru dan canggih seperti IoT, kecerdasan buatan, dll.
Apa Nilai Bisnis ERP?
Sistem ERP digunakan untuk membantu bisnis dari semua ukuran mengatasi tantangan, dimulai dari usaha kecil hingga perusahaan besar. Praktik bisnis awal mungkin tidak lagi dapat memenuhi permintaan yang terus meningkat dan memerlukan alat bisnis yang lebih efisien, seperti ERP, untuk mengelola sistem dan sumber daya bisnis secara efektif. Sistem perangkat lunak ERP memberikan banyak manfaat bagi kesehatan dan pertumbuhan bisnis.Apa Fitur & Manfaat ERP?
- Penghematan biaya dan peningkatan efisiensi ROI. Peningkatan produktivitas dan efisiensi sebagai hasil dari integrasi dan otomatisasi yang disediakan oleh perangkat lunak ERP
- Meningkatkan wawasan bisnis. Tingkatkan pengambilan keputusan dengan satu sumber kebenaran gabungan dan data real-time
- Kelola Kepatuhan Terhadap Peraturan. Kelola dan pantau kepatuhan terhadap standar peraturan, dan bahkan atur peringatan jika terjadi ketidakpatuhan
- Mitigasi dan kurangi risiko. Otomatiskan operasi bisnis inti, tugas manual, dan pelaporan. Kurangi kesalahan manusia, dan luangkan waktu dan sumber daya karyawan
- Meningkatkan kolaborasi. Hilangkan hambatan komunikasi untuk kolaborasi dan koordinasi yang efisien guna meningkatkan efisiensi kerja.
- Meningkatkan keandalan rantai pasok dan jaringan distribusi. Gunakan MRP yang digerakkan oleh permintaan untuk memperkirakan pasokan dan permintaan serta bersiap menghadapi perubahan pesanan dan rantai pasokan
- Skalabilitas. Infrastruktur yang konsisten untuk operasional yang efisien dapat tumbuh seiring pertumbuhan bisnis Anda
- Mengoptimalkan manajemen pelanggan dan mitra. layanan, manajemen hubungan pelanggan, serta manajemen mitra dan pemasok dengan wawasan dari informasi bersama yang lancar
Bagaimana Cara Memilih Sistem ERP?
Memilih dan menerapkan sistem ERP bisa menjadi tugas yang menakutkan karena banyaknya solusi perangkat lunak yang dapat dipilih. Saat memilih sistem ERP, penting agar perangkat lunak tersebut memenuhi kebutuhan dan tujuan perusahaan Anda sekaligus memiliki dukungan yang diperlukan untuk mengimplementasikan sistem ERP.Berikut adalah daftar periksa singkat untuk ditinjau ketika pertama kali membandingkan antara Sistem ERP untuk membantu mempersempit pilihan Anda.
Daftar Periksa untuk Memilih Sistem ERP
Apakah software/vendor ERP yang sedang dipertimbangkan:- Memenuhi persyaratan sistem Anda?
- Memenuhi/menyelaraskan dengan tujuan perusahaan?
- Mengintegrasikan/kompatibel dengan sistem yang ada saat ini?
- Memiliki Jaringan mitra/Ketersediaan untuk dukungan lokal?
- Menawarkan opsi pelatihan/dukungan?
- Punya referensi dan rekomendasi dari pelanggan?
- Terus meningkatkan dan mengembangkan untuk memanfaatkan teknologi baru dan beradaptasi dengan tantangan?
Apa itu Implementasi ERP?
Proses transisi ke sistem ERP baru bervariasi berdasarkan proyek dan memerlukan perencanaan dan penyusunan strategi agar paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Memilih strategi implementasi ERP yang tepat adalah kunci untuk meraih kesuksesan dengan sistem baru Anda. Implementasi adalah bagian penting dari setiap proyek ERP.Investasi waktu dan finansial yang diperlukan bergantung pada beberapa faktor, termasuk model penerapan, kompleksitas sistem, strategi implementasi, ukuran perusahaan, dan sumber daya yang didedikasikan untuk proyek tersebut.
Jika dilakukan dengan buruk, proyek implementasi dapat menghabiskan sumber daya yang berharga. Jika dilakukan dengan baik, integrasi ERP dapat menyiapkan perusahaan Anda menuju tingkat kesuksesan baru yang menarik. Pelajari lebih lanjut tentang langkah-langkah implementasi ERP yang sukses di bawah ini.
Apa Langkah Implementasi ERP?
Pada setiap langkah dalam proses integrasi sistem ERP QAD yang terukur, tim harus meninjau semua pencapaian, hasil, dan komitmen serta melaporkan kemajuannya. Strategi kita, yang disebut Effective On-Boarding (EOB), membuat implementasi sistem ERP menjadi cepat dan mudah. Strategi EOB ini mencakup langkah-langkah berikut.- Perencanaan: Selama fase perencanaan, kita melibatkan kelompok pemangku kepentingan dan membentuk tim proyek, yang akan menyusun rencana dengan pencapaian, hasil, serta sumber daya vendor, pelanggan, dan mitra. Struktur tata kelola seperti Komite Pengarah dan proses terkait seputar pengendalian perubahan, risiko, dan manajemen masalah juga disepakati dan ditetapkan pada tahap ini.
- Desain: Kita juga perlu mengumpulkan persyaratan khusus pelanggan untuk layanan tambahan, seperti antarmuka, EDI, eInvoicing, dll. dan menyelesaikan pekerjaan teknis untuk menyertakan layanan tambahan tersebut. Pada lokakarya ini, kita memiliki cakupan fungsional yang disepakati pada tingkat langkah proses dan instruksi kerja. Kita kemudian mengonfigurasi perangkat lunak dengan langkah-langkah proses tersebut dan mengubah instruksi kerja terperinci untuk memenuhi kebutuhan spesifik pelanggan. Lokakarya domain dan data juga diadakan untuk mengidentifikasi struktur data, pembersihan, dan masalah migrasi. Data statis juga dimuat ke dalam sistem. Selanjutnya, kita mengadakan lokakarya proses bisnis menggunakan peta proses bawaan yang dirancang berdasarkan praktik terbaik industri manufaktur besar. Selama waktu ini, kita meninjau seberapa dekat perusahaan pelanggan mengikuti proses standar industri ini dan mengisi kesenjangan yang diperlukan, yang mungkin melibatkan konfigurasi proses alternatif atau perancangan ekstensi.
- Tes: QAD melakukan dua uji coba ruang konferensi (CRP) serta pengujian penerimaan pengguna (UAT). Pada setiap langkah pengujian, kesalahan diatasi dan akan berkurang pada setiap pengujian. Rangkaian CRP pertama biasanya memakan waktu tiga hingga empat minggu, dengan waktu yang dibutuhkan setiap putaran lebih sedikit.
- Deploy: Setelah UAT selesai, tim berencana untuk melakukan pemotongan data dan ditayangkan. Kita menyusun rencana terperinci mengenai kapan harus menghentikan sistem lama dan memulai sistem baru untuk meminimalkan gangguan apa pun. Selama go-live, kita menerapkan periode layanan dan dukungan pelanggan yang sangat terfokus. Setelah periode hyper-care ini berakhir dan sistem diserahkan sepenuhnya kepada pelanggan, kita melakukan tinjauan pasca-proyek secara ekstensif untuk memastikan manfaat bagi pelanggan telah terwujud.
Apa Strategi Implementasi ERP?
Ada beberapa strategi untuk keberhasilan implementasi sistem ERP, masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut adalah beberapa strategi yang paling umum untuk dipertimbangkan.- Metode Satu Langkah: Dengan strategi implementasi ERP satu langkah, Anda dapat dengan cepat memperoleh manfaatnya, seperti peningkatan produktivitas, peningkatan wawasan, dan biaya operasional yang lebih rendah. Strategi implementasi ERP ini ideal bagi pengguna yang memiliki batasan waktu yang ketat dan perlu menyelesaikan konfigurasi, pengujian, dan pelatihan pada tanggal peluncuran yang diproyeksikan. Saat menggunakan metode satu langkah, semua pengguna berpindah ke sistem baru sekaligus. Manfaat ERP terjadi lebih cepat, namun ada risiko kesalahan yang lebih besar sehingga lebih sulit untuk diselesaikan di kemudian hari.
- Peluncuran Bertahap: Peluncuran bertahap adalah metode implementasi ERP yang aman dan efektif. Peluncuran bertahap memberi organisasi lebih banyak waktu untuk mempelajari fungsi inti terlebih dahulu dan mengembangkannya dari sana. Opsi implementasi ERP ini membantu memberikan ketenangan pikiran bagi organisasi saat mereka mengatasi segala kendala dan bermigrasi dari sistem mereka sebelumnya. Dalam peluncuran bertahap, penerapan fitur, alat, dan komponen dilakukan selama beberapa minggu hingga bulan. Pendekatan yang lebih terukur ini memungkinkan gangguan dapat ditangkap dan diatasi dengan lebih lancar, namun dibutuhkan lebih banyak waktu untuk melihat manfaat ERP, dan mungkin ada biaya tambahan untuk memelihara dua sistem pada saat yang bersamaan.
- Peluncuran Paralel: Meskipun risikonya lebih kecil karena sistem lama masih beroperasi sebagai cadangan, menjalankan dua sistem bisa menjadi pendekatan yang mahal dan memakan waktu. Peluncuran paralel melibatkan penggunaan sistem lama secara paralel dengan sistem baru untuk jangka waktu yang lama. Peluncuran paralel biasanya merupakan cara yang paling tidak berisiko untuk mengimplementasikan sistem ERP karena memungkinkan pengguna untuk kembali ke sistem lama jika terjadi hambatan apa pun. Metode implementasi ini memastikan bahwa pengguna selalu memiliki akses ke fungsi-fungsi vital apapun masalah yang terjadi.
- Pendekatan Hibrid: Pendekatan ini mengacu pada semua hal di atas. Sebuah perusahaan dapat memilih untuk melakukan peluncuran satu langkah dari satu modul sistem, namun melakukan pendekatan yang lebih bertahap atau paralel dengan modul lain yang lebih kompleks atau berisiko tinggi. Pendekatan implementasi ERP ini memungkinkan organisasi menghemat waktu dan uang dalam mentransisikan fungsi-fungsi tertentu sekaligus menjaga modul-modul penting yang mungkin memerlukan pemecahan masalah tambahan.
- Keterlibatan: Pada langkah ini, kita bertemu dengan pelanggan untuk memahami persyaratan, menentukan ruang lingkup pekerjaan, menetapkan harapan, dan mengidentifikasi waktu, biaya, dan sumber daya. Kita kemudian berkomitmen pada pernyataan kerja yang ditandatangani yang bertindak sebagai dasar proyek.